Uživajte v razkošju programske opreme po meri. Lahko vam prihrani precej denarja

Ali vas naročnina na SaaS stane več, kot bi smela? Naučite se, kako lahko programska oprema po meri, ki jo poganja umetna inteligenca, zmanjša stroške IT, odpravi nepotrebne funkcije in vašemu podjetju omogoči popoln nadzor.

Danes mnoga podjetja redno plačujejo za celovite platforme SaaS za upravljanje odnosov s strankami, kadrov, računovodstva, logistike, notranjih operacij in mnogih drugih vsakodnevnih poslovnih procesov. Pogosto se ne zavedajo, da bi lahko te storitve prilagodili natančno njihovim potrebam – in to za delček stroškov standardiziranih rešitev, za katere trenutno plačujejo.

Karkoli podjetja danes potrebujejo za delo z računalniki in programsko opremo, je običajno na voljo široka paleta orodij – od preprostih aplikacij do kompleksnih IT ekosistemov. Med najbolj priljubljenimi in široko sprejetimi rešitvami je SaaS (Software as a Service), model, pri katerem podjetja plačujejo tekočo naročnino za določeno storitev, običajno dostavljeno prek spletnega okolja.

Na začetku so orodja SaaS zelo privlačna, ker obravnavajo pogoste poslovne potrebe. Sčasoma pa pogosto postanejo očitne njihove omejitve. Največja težava ni sama naročnina, temveč naraščajoča vrzel med tem, za kar podjetja plačujejo, in tem, kar dejansko uporabljajo.

To je pogost vzorec v mnogih organizacijah. Podjetje sprejme rešitev SaaS, ker kmalu ugotovi, da plačuje za celotno zbirko zmogljivosti, modulov in uporabniških vlog, ki jih njegovi zaposleni uporabljajo le občasno ali pa jih sploh ne uporabljajo.

Kljub znatnim stroškom naročnine se številne pomembne dejavnosti še vedno odvijajo izven sistema. Podatki se še naprej vzdržujejo v Excelu, odobritve se obravnavajo po e-pošti, poročila se sestavljajo ročno, kritični poslovni procesi pa so odvisni od zaposlenih, ki delajo okoli aplikacije in ne skozi njo.

V resnici se večina organizacij ne zanaša le na eno ali dve aplikaciji SaaS – pogosto jih uporabljajo na desetine. To niso vedno strateške poslovne platforme, kot so ERP ali veliki sistemi CRM, temveč manjša orodja za odobritve, upravljanje sredstev, rezervacije prostorov, poročanje, evidence usposabljanj ali notranje delovne tokove. Tu je vrzel med stroški naročnine in dejansko poslovno vrednostjo pogosto največja. Podjetja plačujejo za te storitve vsak mesec, medtem ko zaposleni uporabljajo le majhen del funkcij, ki jih ponujajo.

Na tej točki ključno vprašanje ni več, ali je mogoče pogajati o boljši ceni ob podaljšanju naročnine. Pomembnejši premislek je, ali je še smiselno nadaljevati s plačevanjem za sistem, ki je širok, drag in kljub temu ne odraža ustrezno načina, kako podjetje dejansko deluje.

Eden od načinov, kako se osvoboditi te odvisnosti in uporabljati le funkcionalnost, ki jo podjetje resnično potrebuje, je naložba v rešitev po meri. Vzpon umetne inteligence je ustvaril priložnost za ponoven premislek, ali je bolj smiselno nadaljevati z najemom vse bolj kompleksne platforme SaaS ali investirati v aplikacijo, zasnovano posebej glede na lastne zahteve podjetja. Medtem ko je programska oprema po meri nekoč pomenila bistveno višje stroške, je umetna inteligenca to enačbo bistveno spremenila.

S partnerstvom s podjetjem Shockworks, Forscope zdaj dobavlja programske rešitve po meri za delček stroškov primerljivih izdelkov SaaS. Razvoj pospešuje umetna inteligenca, medtem ko ostaja pod strogim nadzorom izkušenih IT specialistov, ki zagotavljajo varnost in celovitost podatkov. Posledično je razvoj programske opreme po meri postal izjemno hiter in stroškovno učinkovit. Enako pomembno je, da stranka lasti licenco namesto, da bi morala v nedogled obnavljati naročnine. Tudi po upoštevanju stroškov razvoja in tekočega vzdrževanja podjetja običajno zmanjšajo svoje skupne stroške programske opreme za 70–80 % v obdobju treh do petih let.

Kdaj je rešitev po meri smiselna?

Najprimernejši čas za vprašanje, ali je še strateško smiselno nadaljevati z uporabo določene rešitve SaaS, je ob podaljšanju naročnine. Več opozorilnih znakov lahko kaže, da programska oprema ne zagotavlja več vrednosti, ki jo vaša organizacija pričakuje:

– Vaše podjetje vsako leto porabi na tisoče evrov za orodje, ki ga dejansko uporablja le peščica zaposlenih.

– Vaša organizacija uporablja manj kot polovico razpoložljive funkcionalnosti.

– Pogosto si rečete: »Če bi le omogočalo dodajanje te ene funkcije…«

– Deli procesa se še vedno upravljajo izven aplikacije.

– Za vsakega novega uporabnika plačate dodatno pristojbino.

Kako se gradi programska oprema po meri

Nič od tega ne pomeni, da je vsaka rešitev SaaS slaba izbira ali da bi jo bilo treba zamenjati. Malo je vrednosti v zamenjavi programske opreme, ki je stroškovno učinkovita, v celoti izkoriščena in še naprej izpolnjuje potrebe organizacije.

Prav tako je na splošno malo smiselno zamenjati obsežne platforme, kot so Microsoft 365, Salesforce, SAP ali drugi poslovni ekosistemi, ki ponujajo na stotine funkcij in zahtevajo nenehen dolgoročen razvoj.

Pravo vprašanje torej ni, ali zamenjati SaaS kot koncept, temveč ali

Določena rešitev še naprej zagotavlja dovolj vrednosti, da upraviči svoje stroške.

Pri načrtovanju rešitve po meri cilj ni zgraditi popolnoma nov sistem iz nič ali ustvariti še eno univerzalno platformo. Namesto tega se obstoječe orodje razdeli v tri preproste kategorije:

– Kaj je bistveno in mora ostati?

– Kaj je nepotrebno in se lahko odstrani, ne da bi to vplivalo na poslovanje?

– Kaj manjka in je treba dodati?

Ta pristop »Ohrani – Odstrani – Dodaj« je še posebej učinkovit, ker temelji na programski opremi, ki jo zaposleni že poznajo in uporabljajo. Osnovna funkcionalnost in znani delovni tokovi ostanejo, nepotrebne funkcije izginejo, procesi, ki so jih zaposleni prej obravnavali izven sistema, pa postanejo popolnoma integrirani.

Rezultat ni manjša različica poslovne platforme, temveč programska oprema, zgrajena okoli lastnih procesov organizacije, namesto da bi od zaposlenih zahtevala prilagajanje vnaprej določenim delovnim tokovom.

V praksi organizacije redko zamenjujejo večje poslovne sisteme. Namesto tega najpogosteje zamenjujejo manjše interne aplikacije, kot so sistemi za odobravanje dokumentov, orodja za upravljanje sredstev, sistemi za rezervacijo sejnih sob ali vozil, obrazci za pomoč uporabnikom, interne aplikacije CRM za prodajne ekipe, projektne nadzorne plošče, orodja za poročanje, sistemi za upravljanje usposabljanj, preproste kadrovske aplikacije ali portali za stranke. To so natančno področja, kjer je vrzel med stroški naročnine SaaS in dejansko poslovno vrednostjo pogosto največja.

Prava cena se meri skozi čas

Najpogostejši argument proti programski opremi po meri je bila vedno predpostavka, da je razvoj aplikacije po meri pretirano drag. V resnici podjetja pogosto primerjajo dve bistveno različni naložbi: enkratni strošek razvoja aplikacije po meri v primerjavi z le enoletno naročnino na rešitev SaaS.

Naročnine so le del celotnih stroškov, organizacije morajo upoštevati tudi dodatne stroške, ki se pogosto spregledajo pri ocenjevanju rešitev SaaS. Ti vključujejo licence za nove zaposlene, integracije, usposabljanje, čas, porabljen za obhod sistemskih omejitev, in dodatno delo, ki ga platforma SaaS tiho prenaša na uporabnike. Zato je primerjava samo naročnin lahko zavajajoča. Prava primerjava bi morala vedno temeljiti na skupnih obratovalnih stroških skozi čas.

Pravi prihranki postanejo očitni šele pri primerjavi skupnih stroškov lastništva (TCO) v petletnem obdobju.

Eden od projektov Forscope to dobro ponazarja. Stranka je plačevala 60.000 EUR letno za rešitev SaaS. Za približno enak znesek je Forscope razvil aplikacijo po meri kot enkratno naložbo. Tekoče delovanje in vzdrževanje sta nato znašala le petino prvotnih letnih stroškov naročnine. V petih letih bi rešitev SaaS stranko stala 300.000 EUR, medtem ko je rešitev po meri stala skupaj le 130.000 EUR.

Drug primer prihaja iz srednje velikega podjetja, ki uporablja aplikacijo SaaS za upravljanje notranjih zahtev. Letni stroški naročnine so znašali približno 18.000 EUR, kljub temu da so zaposleni uporabljali le približno tretjino razpoložljive funkcionalnosti. Delovni tokovi odobritev so se še vedno zanašali na e-pošto, poročanje pa se je ročno pripravljalo v Excelu.

Analiza je pokazala, da je organizacija potrebovala le omejen nabor zmogljivosti: nekaj obrazcev, delovni tok odobritve, pregled nalog in osnovno poročanje. Rešitev je bila spletna aplikacija po meri, zasnovana posebej glede na te zahteve.

Posledično so bili odpravljeni ponavljajoči se stroški licenc, zaposlenim ni bilo več treba prenašati podatkov med več sistemi, podjetje pa je pridobilo programsko opremo, ki se je lahko razvijala glede na lastne poslovne potrebe. Odpravljeno je bilo tudi ponavljajoče se vprašanje, kateri zaposleni resnično potrebujejo dostop in ali se splača plačati za dodatne uporabniške licence. Ker je licenca postala last podjetja, je bil dostop lahko zagotovljen komur koli brez dodatnih stroškov naročnine.

Hiter razvoj brez običajnih skrbi

Drug razlog, zakaj so se podjetja tradicionalno izogibala programski opremi po meri, je bilo prepričanje, da razvojni projekti trajajo predolgo in vključujejo znatno tveganje.

Zamenjava obstoječe aplikacije SaaS pa je bistveno drugačna.

Razvoj se ne začne iz nič. Trenutni sistem že razkriva osnovne poslovne procese, uporabniške vloge, nadzorne plošče in podatkovne strukture. Enako pomembno je, da kaže, kaj zaposleni dejansko uporabljajo, kaj ignorirajo in kakšno dodatno funkcionalnost potrebujejo, a je trenutno nimajo.

Z razvojem, podprtim z umetno inteligenco, se povečanje hitrosti lahko primerja z zamenjavo ročne žage z motorno žago.

Po izkušnjah podjetij Forscope in Shockworks, ko so poslovne zahteve ustrezno določene, je popolnoma funkcionalna rešitev po meri pogosto lahko dostavljena v treh mesecih.

Posledično izbire rešitve po meri ni več treba obravnavati kot večletni program digitalne transformacije. V mnogih primerih gre preprosto za pragmatično zamenjavo ene prevelike aplikacije z drugo, ki je manjša, bolj osredotočena in bolje usklajena z dejanskimi potrebami organizacije.

Kaj je model SaaS?

Naročniški model (Software as a Service ali SaaS) je postal priljubljen iz preprostega razloga: podjetjem ni bilo treba vložiti velikih začetnih naložb, programska oprema je bila hitro nameščena, dobavitelj pa je bil odgovoren za posodobitve in tekoče delovanje. Posledično je SaaS hitro postal prednostni način za podporo neštetih poslovnih procesov, od CRM in HR do poročanja in delovnih tokov odobritev.

Vendar pa se tisto, kar se sprva zdi preprost in učinkovit operativni model, po nekaj letih pogosto spremeni v strošek, ki ga nihče aktivno ne upravlja. Stroški se povečujejo z vsakim dodatnim uporabnikom, vsakim dodatnim modulom, vsako višjo stopnjo naročnine in vsakim podaljšanjem pogodbe. Vendar ta povečanja redko pritegnejo veliko pozornosti, ker ne pridejo kot ena velika naložba, temveč kot ponavljajoča se plačila, ki postopoma postanejo del rednih stroškov podjetja.