Skriti zaklad in potencial prihrankov se skrivata v neuporabljeni programski opremi

Mnoga podjetja poskušajo zmanjšati stroške, a spregledajo vrednost, ki se skriva v neuporabljenih programskih licencah. Ker stroški oblačnih storitev in naročnin naraščajo, lahko te licence sprostijo proračun ali zmanjšajo prihodnje stroške IT. Kar se pogosto zdi zastarelo, je še vedno prenosljivo sredstvo z realno finančno vrednostjo.

Danes si skoraj nobeno podjetje ne more privoščiti, da ne bi iskalo načinov za zmanjšanje stroškov, hkrati pa si zagotovilo sredstva za nadaljnji razvoj in naložbe. Vendar se le redki zavedajo potenciala, ki se skriva v neuporabljenih programskih licencah. Večje zavedanje o tem potencialu bi lahko koristilo mnogim podjetjem; vendar gre za kompleksno vprašanje. Zato smo se odločili pripraviti celotno serijo, posvečeno tej temi.

V zadnjih letih so bila večina podjetij pod pritiskom velikih sprememb, ki so jih povzročili pomembni premiki v dobavnih in povpraševalnih verigah – bodisi zaradi pandemije, mednarodnih konfliktov, prizadevanj za trajnost, okoljsko odgovornost in večjo učinkovitost, ali pa, nenazadnje, naraščajočih zahtev strank. Vsi ti vplivi še dodatno krepijo in pospešujejo že prevladujoče trende robotizacije in digitalizacije, ki jih poganja spodbuda za implementacijo Industrije 4.0.

Nobenega od zgoraj omenjenih trendov ni mogoče uresničiti brez podpore informacijskih in komunikacijskih tehnologij (IKT). Naložbe v ta segment se zato nenehno povečujejo, kar je še dodatno okrepljeno s potrebo po zagotavljanju zaščite pred kibernetskimi grožnjami.

Pred časom je določeno stopnjo naložbenih prihrankov prinesel vzpon fenomena, znanega kot oblak. Z vidika prodajalcev programske opreme je to pomenilo večjo gotovost ponavljajočih se prihodkov, saj so morali do pojava tega trenda stranke večkrat prepričevati k nakupu novih različic, medtem ko jim uporaba na podlagi naročnine zagotavlja skoraj zajamčen letni dohodek. Z uporabnikovega vidika je bil prehod na programsko opremo kot storitev (SaaS) – in v mnogih primerih še vedno je – ugoden. Ne zahteva velikih začetnih naložb, je veliko bolj predvidljiv z računovodskega vidika in omogoča lažje prilagajanje števila licenc, ko se velikost podjetja spreminja, bodisi z rastjo ali zmanjšanjem.

Vendar pa se delno zaradi vzpona drugega fenomena, ki ga imenujemo umetna inteligenca (AI), povečujejo tudi stroški izgradnje podatkovnih centrov in povezane infrastrukture, vključno z energetsko infrastrukturo. Z roko v roki s tem prihaja postopno, a stalno naraščanje cen spletnih storitev. Mnoga podjetja začenjajo spoznavati, da dolgoročno oblačne storitve morda zanje niso stroškovno učinkovite. Z drugimi besedami, stroški programske opreme, dobavljene kot storitev, so že zdavnaj presegli skupno naložbo, ki bi bila potrebna za programsko opremo in strojno opremo na lokaciji (»in-house«), ki bi bila še vedno zadostna tudi po mnogih letih. Nadaljnja plačila naročnin zato predstavljajo nepotrebno breme. Toda kako najti izhod?

Skriti zaklad se skriva v neuporabljeni programski opremi

Najprej je treba povedati, da ta članek – in serija, ki bo sledila – ni usmerjen proti oblačnim storitvam. Za mnoga podjetja ali specifična področja njihovega delovanja je oblak odlično orodje. Nedvomno ga cenijo startupi, ki lahko z njegovo pomočjo veliko lažje in hitreje rastejo, pa tudi podjetja, ki se pogosto soočajo z nihanjem trga in se morajo odzvati s prilagajanjem števila zaposlenih.

To perspektivo bomo podrobneje obravnavali kasneje, da vam olajšamo orientacijo. Za zdaj zadostuje ugotovitev, da je tako imenovani hibridni model koristen za večino podjetij – kar pomeni, da je zanje bolj primerno, da nekatere licence posedujejo in upravljajo, medtem ko druge najemajo.

V vsakem primeru, tudi podjetja, za katera se je prehod v oblak jasno izplačal – in teh je veliko – običajno niso rešila vprašanja, kaj storiti s svojimi prvotnimi licencami. Podobno veliko licenc leži neuporabljenih na neuporabljenih, pokvarjenih ali popolnoma razgrajenih računalnikih in strežnikih. Veliko licenc ostane neuporabljenih tudi zaradi zmanjšanja delovne sile. In iskreno, ali lahko z gotovostjo trdite, da vaše podjetje nima programske opreme, ki se ne uporablja več, čeprav je še vedno popolnoma funkcionalna in bi jo drugo podjetje zlahka uporabljalo še mnogo let? Večina podjetij nima pojma, kolikšen odstotek takšnih licenc posedujejo, kakšna vrednost se skriva v njih ali celo, kje točno ta vrednost leži.

Mnoga podjetja iščejo načine za zmanjšanje stroškov in zagotovitev sredstev za nujne naložbe, medtem ko pogosto spregledajo potencial, ki se skriva v njihovih neuporabljenih programskih licencah. Govorimo posebej o tako imenovanih trajnih licencah. Mnoga podjetja so jih v preteklosti kupila kot enkratno naložbo, danes pa jih ne uporabljajo več, ker so prešla na naročniške modele ali oblačne rešitve.

Jakub Šulák, ustanovitelj in CEO podjetja Forscope

Po njegovih ocenah neuporabljena programska oprema samo v češki industriji predstavlja vsaj milijarde čeških kron vrednosti. Te licence še vedno ohranjajo svojo vrednost in jih je mogoče prodati. Tipično gre za trenutne različice programske opreme ali največ eno ali dve prejšnji generaciji (na primer Microsoft Office različice 2024, 2021 in 2019). Seveda to ne velja za licence, označene kot OEM (Original Equipment Manufacturer), ki se prodajajo po znižani ceni skupaj s strojno opremo, se štejejo za njen sestavni del in so zato neprenosljive. S poslovnega vidika se prav tako na splošno ne splača ukvarjati s standardnimi maloprodajnimi licencami (FPP – Full Packaged Product), saj jih ni mogoče učinkovito upravljati v večjih organizacijah.

Z vidika posrednikov programske opreme – podjetij, ki so sposobna odkupiti neuporabljeno programsko opremo in jo ponuditi tam, kjer lahko še dobro služi – glavni potencial za skrite finančne rezerve leži v izdelkih velikih prodajalcev programske opreme (tako imenovanih prodajalcev Tier 1 ali Level One), kot so Microsoft, VMware, Oracle, Autodesk ali Adobe, kjer obstaja močan trg tako za nakup kot za prodajo. Po drugi strani se jim ne splača osredotočati na lokalne ali preveč specializirane programe, niti na programsko opremo, ki zahteva stalne posodobitve (kot so računovodski sistemi), kjer starejše različice hitro izgubijo relevantnost.

Programsko opremo lokalnih prodajalcev ali programsko opremo z ozko specifičnimi lokalizacijami je težko prodati zaradi omejenega ciljnega trga. Posledično je malo verjetno, da bi bil posrednik pripravljen kupiti takšne izdelke po privlačni ceni – če sploh.

Premagovanje ovir: miti in resničnost preprodaje programske opreme

Zakaj torej podjetja ne prodajajo svoje neuporabljene programske opreme? Obstajajo trije glavni razlogi:

Mit o zakonitosti

Najpogostejša skrb je, da je prodaja sekundarne programske opreme nezakonita ali v nasprotju s pogodbami z velikimi prodajalci. To ni pravilno. Evropsko sodišče je pred leti razsodilo, da je preprodaja sekundarnih licenc zakonita, pogodbene klavzule, ki to prepovedujejo, pa so neveljavne, saj so v nasprotju z zakonom.

Pravno podlago za to prakso je določilo Sodišče Evropske unije (Sodišče EU) v zadevi UsedSoft proti Oracle (C – 128/11), ki je potrdilo, da se programska oprema lahko preproda pod določenimi pogoji po njeni začetni prodaji. Ta sodba velja neposredno na celotnem trgu EU, vključno s češkim in slovaškim trgom, in organizacijam zagotavlja pravno varnost, kadar se transakcije izvajajo transparentno in z ustrezno dokumentacijo.

»Tudi Microsoft je takšne klavzule odstranil iz svojih pogodb. Čeprav se lahko še vedno pojavijo v starejših pogodbah (starih 8–10 let), niso pravno izvršljive,« dodaja Jakub Šulák glede tega vztrajnega mita. Podjetja pogosto ohranjajo te zastarele informacije, kar jim preprečuje, da bi sprostila potencial svojih veljavnih licenc.

Licenčni kaos

Kot že omenjeno, se mnoga podjetja soočajo tudi s pomanjkanjem pregleda nad lastnimi licencami. Ne vedo, katere licence dejansko uporabljajo, katere so odvečne in katere so prekomerno uporabljene. CEO podjetja Forscope opozarja:

Ta 'nered' ne predstavlja le tveganja za kazni med revizijo, ampak tudi preprečuje identifikacijo odvečne programske opreme s prodajnim potencialom.

Vendar pa so na voljo specializirana orodja za upravljanje programskih sredstev.

Strah pred kompleksnostjo procesa

Prodaja programske opreme se morda zdi zapleten in zahteven proces. V resnici, če ima podjetje vsaj delni pregled, večino dela opravi specializiran posrednik. Šulák zagotavlja:

To lahko primerjamo s trgovanjem z delnicami – nihče ne trguje neposredno, ampak prek posrednika ali borze, da poenostavi celoten proces. Posrednik prodajni stranki natančno pove, kateri dokumenti so potrebni, in izvede podroben pravni skrbni pregled, pogosto na treh ravneh, da zagotovi 100-odstotno zakonitost in pravilnost dobavljenih licenc,

Praktični vidiki prodaje in nakupa programske opreme

Drug razlog, zakaj podjetja ne prodajajo »rabljene« programske opreme, je ta, da še vedno uporabljajo del svojih licenc in se ne zavedajo, da je mogoče prodati le del licenčnega kompleta. To možnost podpirajo tudi sodbe Evropskega sodišča.

Podjetja, ki razmišljajo o nakupu »rabljene« programske opreme, se po drugi strani pogosto bojijo nakupa iz več virov ali da bi jim posrednik prodal programsko opremo, sestavljeno iz licenc, ki izvirajo iz različnih virov. Gospoda Šuláka smo vprašali tudi o tem. Njegov odgovor je bil naslednji:

Da, če kupec potrebuje veliko število licenc (npr. 2.000), lahko te izvirajo iz dveh ali treh različnih virov. Vendar to za kupca ni zaplet. Posrednik zagotovi, da so vse informacije in licence na voljo na enem portalu. Vedno obstaja samo ena namestitvena datoteka (ker je programska oprema enaka), in kar zadeva ključe za množične licence, Microsoft sam omogoča uporabo enega ključa za vse licence, tudi če izvirajo iz več pogodb. Kupec prejme pravno dokumentacijo, ki dokazuje zakonitost iz vseh virov, vendar to ne zapleta upravljanja IT – v primeru revizije preprosto predstavi več sklopov dokumentov.

Kot je razvidno, tako prodaja kot nakup sekundarne programske opreme skrivata velik potencial. Mnoga podjetja imajo milijone shranjenih v neuporabljenih licencah, medtem ko bi druga lahko prihranila milijone z njihovim nakupom. Ker smo že uporabili toliko modnih izrazov za opis trenutnih trendov, je težko ne označiti tukaj opisanega procesa kot recikliranje programske opreme.

Imate vprašanja po branju tega članka? Razmišljate, ali je za vas bolje uporabljati programsko opremo kot storitev ali posedovati licence? Ali so trditve gospoda Šuláka resnično veljavne ali pa se nekje skriva past? Kaj pravijo odvetniki? Kaj pa prodajalci programske opreme, ki nedvomno izgubijo del svojih prihodkov, ko se neuporabljene licence vrnejo v obtok? In kaj pa varnost?

Na vsa ta vprašanja – in še mnoga druga, kot je na primer, ali se možnost varne uporabe starajočega se sistema Windows 10 resnično izteka in ali ni alternative, razen migracije na novo različico – bomo odgovorili v posameznih delih nadaljevalne serije. Z njo se boste srečali v Technickem týdeníku vsaj v letošnjem letu. Preberite izvirni članek tukaj.