Programska oprema kot strateški strošek: zakaj podjetja IT upravljajo slabše kot energijo ali stroje

Ta skrajšani intervju se osredotoča na resničnost licencnih revizij, mite o sekundarnem trgu, odnose z dobavitelji programske opreme in zakaj programska oprema sodi med strateške poslovne odločitve, ne le v IT oddelek.

V tej epizodi podcasta »Vše o průmyslu« (»Vse o industriji«) Lukáš Smelík intervjuva Jakuba Šuláka, izvršnega direktorja podjetja Forscope. Poglobite se v razpravo o področju, ki bistveno vpliva na stroške, tveganja in korporativno fleksibilnost – a pogosto ostaja pod radarjem višjega vodstva.

Kaj naj si predstavljamo pod pojmom »sekundarni trg« in kako ste se znašli na tem področju?

Kot vsak drug trg ima tudi trg programske opreme primarni del – podobno kot trg novih avtomobilov ali stanovanj – in sekundarni del, kjer ljudje ali podjetja prodajajo drug drugemu. Pri programski opremi je bilo to dolgo časa zanemarjeno, ovirale so ga pravne in licenčne pogoje proizvajalcev.

Pred približno dvajsetimi leti se je med univerzitetnimi študenti v Veliki Britaniji začela razvijati ideja: če lahko preprodam avto ali hišo, zakaj ne bi mogel tudi programske opreme? Na londonskem sedežu Microsofta so sestavili seznam podjetij z največjimi pogodbami in ga dali študentom za študijski projekt. Začeli so obiskovati velika podjetja, odkupovati njihovo odvečno programsko opremo in jo preprodajati.

Leta 2012 je bil v Nemčiji postavljen prvi pravni precedens, Evropsko sodišče pa je kasneje odločilo, da proizvajalci ne morejo omejevati preprodaje programske opreme. Programska oprema je edinstvena, ker je nematerialna – rabljen avto ima drugačne tehnične lastnosti kot nov, programska oprema pa je enaka kopija bit za bitom; deluje identično. Zato je razlikovanje med »novo« in »rabljeno« programsko opremo nesmiselno, podobno kot spraševanje, ali imate »novo« ali »rabljeno« delnico. Pri Forscope uporabljamo izraz »primarni trg« za nakup neposredno od proizvajalca in »sekundarni trg« za medsebojno prodajo med podjetji, da zagotovimo preglednost.

Naš podcast se osredotoča na industrijo, kjer se morajo podjetja digitalizirati. Katere rešitve so najbolj iskane? Ali gre za splošno programsko opremo ali za orodja, specifična za proizvodnjo?

Sekundarni trg zahteva ujemanje med ponudbo in povpraševanjem. Trg mora biti velik; zato se specializirana industrijska programska oprema običajno ne trguje tukaj, saj zahteva specifično servisiranje. Govorimo o poslovni plasti in strežniški infrastrukturi. Tipično gre za dobavitelje, kot so Microsoft, Oracle ali Autodesk. V industrijskih podjetjih lahko programska oprema predstavlja do 70 % vseh IT stroškov, kar jo uvršča med dominantna področja, kjer lahko nudimo znatno pomoč.

Pogosto razpravljamo o spremljanju porabe energije na strojih. Ali lahko podjetja na enak način spremljajo svojo programsko opremo?

Točno tako. Zato smo razvili OneSML. Omogoča podjetjem, da vnesejo vse licence in spremljajo, katere se uporabljajo, katere so neaktivne in kako jih optimizirati. Uporabljam analogijo »družinskega Spotifyja«: mama, oče in dva otroka imajo vsi naročnine, a nihče v resnici ne ve, koliko jih je aktivnih. V velikih korporacijah z veliko podružnicami se naročnine pogosto izgubijo. Gre za 15–20 evrov na uporabnika na mesec, vendar smo nedavno delali s podjetjem, kjer se je to seštelo do 400.000 evrov letno samo v »odpadu«, ki bi ga bilo mogoče zmanjšati.

Ali lahko podjetjem pomagate spremeniti programsko opremo iz operativnega stroška (OPEX) v sredstvo?

Da. Obstajata dva poslovna modela. Prvi je trajna programska oprema – trajne licence, ki so v vaši lasti. To so sredstva. Če preidete v oblak ali nadgradite sisteme, delujemo kot posrednik in od vas odkupimo te odvečne licence, s čimer unovčimo tisto, kar bi sicer končalo v smeteh.

Drugi so naročniške licence. To je storitev, ne sredstvo – kot najeti avto. Ne morete je prodati, vendar vam lahko pomagamo zbrati vse naročnine na enem mestu in optimizirati stroške. Na splošno lahko industrijska podjetja s temi projekti dosežejo do 30 % prihrankov.

Kateri so najpogostejši miti ali tveganja?

Največja težava je razširjenost nezakonitih ponudb. Obstaja veliko prodajalcev, ki obljubljajo »nove licence«, ki so le fotošopirani papirji. Pogosta past je prodaja ključa izdelka namesto licence. To je, kot da vam nekdo proda ključ do stanovanja, ne pa tudi lastniškega lista za stanovanje. Ključ je brez pravne pravice do uporabe nepremičnine brez vrednosti.

Kar zadeva varnost, ni tehnične razlike med primarnimi in sekundarnimi licencami – gre za pravico do uporabe. Vendar pa morate biti previdni, kje prenašate namestitvene datoteke. Vedno priporočamo prenos od proizvajalca. Če uporabljate distributerja, preverite njegove varnostne certifikate (ISO itd.), da zagotovite, da programska oprema ni bila ogrožena.

Poleg tega ne pozabite, da če uporabljate nezakonito programsko opremo, civilna in kazenska odgovornost pade na uporabnika (podjetje), ne na prodajalca.

Kdaj je sekundarni trg najbolj smiseln?

Običajno se začne izplačevati podjetjem z več kot 100 zaposlenimi. Želimo, da nas stranke poiščejo, kadar koli čutijo potrebo po spremembah v svojem IT-ju. Proizvajalci programske opreme so motivirani z dobičkom, preprodajalci pa so pogosto spodbujeni k ponujanju najbolj dobičkonosnih (pogosto najdražjih) možnosti. Mi smo neodvisni; ne prejemamo provizij od proizvajalcev, kot je Microsoft. To nam omogoča, da najdemo skrite poti in vrzeli v licenčnih modelih, ki prihranijo denar, hkrati pa izpolnjujejo vse tehnične zahteve.

Kako poteka revizija? Ali sodelujete z IT ali financami?

Začnemo z NDA, nato pa dobimo dostop do portalov proizvajalcev ali internih sistemov. Naši strokovnjaki izvedejo revizijo z namenom, da od IT oddelka stranke za celoten projekt zahtevajo le približno eno uro dela.

Ali obstajajo posebnosti za proizvodna podjetja?

V industriji pogosto opažamo razdroženo odločanje, kjer je lokalna podružnica s strani tuje »matične« družbe (pogosto iz ZDA, kjer sekundarni trg ni tako dobro poznan) prisiljena v drage globalne rešitve. Lokalnim podružnicam pomagamo argumentirati za bolj ekonomsko ugodne domače rešitve.

Kaj pa prehod v oblak?

Oblak je za nas velika priložnost, saj ustvarja odvečne licence, ko podjetja migrirajo. Vendar pa opažamo učinek »odbijanja«. Eno veliko energetsko podjetje je migriralo v oblak in ugotovilo, da so se njihovi stroški povečali s 40 milijonov na 120 milijonov evrov letno. Od takrat so ustavili nadaljnje migracije, dokler ne bodo mogli zgraditi zasebnega oblaka. Oblak je odličen za skalabilnost, vendar za stabilne sisteme ni vedno najučinkovitejši. Enako opažamo tudi pri AI – podjetja hitijo z naročninami na Copilot brez jasne vrednostne ponudbe. Ti valovi sčasoma upadejo.

Kdo je idealen partner za pogajanja znotraj podjetja?

Ciljamo na celoten »trinožnik«: finance, IT in pravni oddelek. Delujemo kot most, saj ti oddelki pogosto govorijo različne jezike. Običajno začnemo z IT, ker imajo podatke, vendar motivacija prihaja iz financ, saj govorimo o denarju. Vendar pa so v zasebnem sektorju tudi IT menedžerji motivirani za prihranke, da lahko ta sredstva ponovno vložijo v stvari, kot so kibernetska varnost (NIS2) ali digitalizacija.

Kako izgleda »zdrav« pristop k upravljanju programske opreme?

Morali bi imeti eno mesto, kjer lahko pogledajo in natančno vedo, kaj imajo v lasti ali za kaj plačujejo – naročnine ali trajne rešitve, in kaj uporabljajo. To je prvi korak. Nato enkrat mesečno nekdo pogleda te podatke in na podlagi njih potegne nekaj zaključkov. Na primer: prekličite te naročnine, ker jih nihče ne uporablja. Ta dva koraka bi morala delovati za podjetje – če ne, je dobro, da nas pokličete. Pomagamo lahko pri obojem – zbrati stroške programske opreme v lasti podjetja in vzpostaviti procese, da bo delovalo. Rezultat je, da je običajno mogoče prihraniti približno 30 % stroškov, ki jih lahko IT ali celotno podjetje nato ponovno investira, digitalizira itd.

Kaj je največja napačna predstava med vodstvom?

Največja napaka je miselnost, da »nekdo drug« to ureja. IT misli, da finance spremljajo proračun; finance mislijo, da IT upravlja licence. Ta nejasna odgovornost in pomanjkanje časa vodita do tega, da se programska oprema upravlja veliko slabše kot druga strateška sredstva, kot sta energija ali stroji.

Vas zanima ogled izvirnega, necenzuriranega podcasta? Ogledate si ga lahko tukaj v češčini:
Software jako strategický náklad. A proč ho firmy řídí hůř než energii nebo stroje